Profil

Konzept zur „Begleitung von Pfarrsekretären/innen in der Pfarramtsverwaltung etc. einer Seelsorgeeinheit“

(506 Amtsblatt für die Diözese Augsburg 2013, Nr. 17 vom 9. Dezember 2013)

1.

Wer wird begleitet?

Aufgrund der „Pastoralen Raumplanung 2025“ und der damit verbundenen Erweiterung der Seelsorgeeinheiten sowie der Errichtung des Zentralen Pfarrbüros und etwaigen Nebenbüros erhält die fundierte und kompetente Begleitung von Pfarrsekretären/ innen dringliche Bedeutung, um die Funktionsfähigkeit des Pfarrbüros zu gewährleisten, die Aufgaben im Pfarrbüro zu strukturieren, die Arbeitsabläufe zu optimieren und die Berufszufriedenheit der Mitarbeiter/innen zu fördern. Darüber hinaus sollen Pfarrsekretäre/innen - auch unabhängig von Veränderungsprozessen – grundsätzlich das Angebot der Begleitung erhalten, um in den Fragen und Herausforderungen ihres beruflichen Alltags auf kompetente Ansprechpersonen zurückgreifen können.

2.

Welche Themen werden in der Begleitung bearbeitet?

  • Analyse/Bestandsaufnahme der Aufgaben und Aufgabenverteilung, der Arbeitsabläufe und der Ablage in den einzelnen Pfarrbüros der Pfarreiengemeinschaft (Analyse der Arbeitsorganisation) einschließlich schriftlicher Dokumentation.
  • Begleitung der Pfarrbüros in der Übergangsphase der Errichtung einer Pfarreiengemeinschaft im Benehmen mit dem Leitenden Pfarrer und den betroffenen Pfarrsekretären/innen.
  • Unterstützung bei der Entwicklung des zentralen Pfarrbüros. - Erarbeitung von Aufgabenbeschreibungen für den/die einzelne/n Pfarrsekretär/in/innen.
  • Beratung in der Pfarramtsverwaltung:
  1. Gestaltung der Kontaktaufnahme und des Erstkontakts bei seelsorglichen Anliegen
  2. Ausführung allgemeiner Sekretariatsaufgaben (z.B. Telefondienst, Schriftverkehr, Führen des Terminkalenders, Unterstützung der haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen)
  3. Ausführung besonderer Sekretariatsaufgaben (z.B. Führen der Matrikelbücher, Urkunden- und Stammbucheintragungen, Kirchliches Meldewesen, Registratur)
  4. Einführung in die Mitarbeit in Finanzangelegenheiten, Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen, Übernahme der Buchhaltung
  5. Verwaltung pfarrlicher Einrichtungen und evtl. Mitarbeit in Gremien der Pfarreiengemeinschaft
  6. Einführung in weitergehende Verwaltungsaufgaben (falls erforderlich z.B. Kindertageseinrichtungen, Friedhofsverwaltung)
  • Beratung und Unterstützung in der Nutzung von EDV-Programmen, insbesondere Outlook, Intentio und Meldewesen+.
  • Beratung in Fragen von Qualifizierungsmaßnahmen der Pfarrsekretäre/ innen (Grund- und spezifische Qualifizierung).
  • Einführung in die Arbeit mit dem Organisationshandbuch für Pfarrsekretäre/innen.

3.

Wer führt die Begleitung durch?

Die Begleitung erfolgt durch bei der Diözese beschäftigte Mentoren/innen, die selbst Pfarrsekretäre/innen sind und im erforderlichen Umfang die Aufgabe des Mentors/der Mentorin im Auftrag der Diözese übernehmen.

Voraussetzungen für die Tätigkeit als Mentor/Mentorin sind:

  • mindestens fünfjährige Erfahrung als Pfarrsekretär/in (möglichst in einer Pfarreiengemeinschaft) (Erfahrungskompetenz),
  • Kompetenzen in Arbeitsorganisation und Nutzung der erforderlichen EDV-Programme (methodische und Fachkompetenz),
  • Kontakt- und Beziehungsfähigkeit (soziale Kompetenz),
  • Kenntnisse der Struktur und Organisation der Diözese, des Ordinariates (institutionelle Kompetenz).

Darüber hinaus sind erforderlich:

  • Bereitschaft zur eigenen Weiterbildung,
  • Bereitschaft zur Reflexion der eigenen Beratungstätigkeit (z.B. auch Supervision),
  • Bereitschaft zur regelmäßigen und kontinuierlichen Mitarbeit in der diözesanen Gruppe der Mentoren/innen.

4.

Mit wem ist in der Begleitung zu kooperieren?

Kooperationspartner für die Begleitung und Beratung der Pfarrsekretäre/innen durch die Mentoren/innen sind:

  • der Leitende Pfarrer der Pfarreiengemeinschaft,
  • der/die Referent/in für Gemeindeentwicklung
  • die Abteilung „Organisationsentwicklung und EDV“

Die Beratung und Begleitung geschieht prinzipiell unter Beteiligung der betroffenen Pfarrsekretäre/innen

5.

Wem sind die Mentoren/innen organisatorisch bzw. fachlich zugeordnet?

Die Mentoren/innen sind der Personalabteilung Verwaltungspersonal und Personal der Pfarrkirchenstiftungen zugeordnet. Die Abteilung Personal-. Organisations- und Pastoralentwicklung unterstützt die Tätigkeit der Mentoren/innen.